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Datenschutzerklärung für die Nutzung der Lernplattform ILIAS und das Konferenzsystem BigBlueButton

1. Datenschutzerklärung der Handwerkskammer Region Stuttgart

2. Verantwortlichkeit

Im Folgenden möchten wir Sie über den Umgang mit Ihren Daten im Zusammenhang mit der Nutzung der E-Learning-Plattform ILIAS, abrufbar unter der URL https://bildung.hwk-stuttgart.de (nachfolgend „Plattform“ genannt) informieren. Wir haben technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, die sicherstellen, dass die Vorschriften über den Datenschutz sowohl von uns als auch externen Dienstleistern beachtet werden. Verantwortlicher für die Datenerhebung, Datenverarbeitung und Datennutzung ist die Handwerkskammer Region Stuttgart, Körperschaft des öffentlichen Rechts, Heilbronner Straße 43, 70191 Stuttgart, Tel.: 0711/1657-0, E-Mail-Adresse: info@hwk-stuttgart.de (nachfolgend „wir“ genannt).

3. Datenschutzbeauftragter

Den Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der E-Mail-Adresse: datenschutz@hwk-stuttgart.de

4. Zugriff auf die Plattform

Bei dem Zugriff auf die Plattform und dem Abruf einer Datei werden über diesen Vorgang Daten erhoben und in einer Protokolldatei gespeichert, was ausschließlich internen systembezogenen und statistischen Zwecken dient. In der Protokolldatei werden folgende Daten erfasst:

Die Erhebung der Zugriffsdaten ist technisch notwendig, um Ihrem Endgerät den Aufruf unserer Plattform zu ermöglichen. Diese Daten erlauben ohne gesonderten Aufwand keinen Rückschluss auf Ihre Person.

5. Weiterverarbeitung zur statistischen Auswertung, Missbrauchsprävention und Gewährleistung der IT-Sicherheit.

Wir nutzen diese Zugriffsdaten zur Verfolgung berechtigter Interessen, nämlich zur statistischen Auswertung der Nutzung der Plattform, um diese nutzerfreundlicher zu gestalten, Fehler zu finden, Serverkapazitäten zu steuern sowie dazu, sie im Falle einer rechtswidrigen Nutzung unserer Plattform zur Rechtsverfolgung verwerten zu können. Die Zugriffsdaten werden für sieben Tage gespeichert und im Anschluss gelöscht.

6. Nutzung der Plattform

Um Teilnehmern und Dozenten (zusammen nachfolgend auch als „Nutzer“ bezeichnet) der jeweiligen Bildungsmaßnahme die Nutzung unserer Plattform zu ermöglichen, finden die auf die jeweilige Bildungsmaßnahme abgestimmten Datenverarbeitungsvorgänge statt. Wir haben die Nutzung unserer Plattform für verschiedene Konstellationen vorgesehen.

6.1.1. Plattformnutzung als optionaler Bestandteil für Teilnehmer und Dozenten

Diese vorstehend beschriebene Datenverarbeitung zur Registrierung des Nutzers auf der Plattform dient in den Fällen, in denen die Nutzung der Plattform von uns als Zusatz zur von Ihnen gebuchten Bildungsmaßnahme bzw. der mit Ihnen geschlossenen Dozentenvereinbarung angeboten wird, der Durchführung des Vertrages, Ihnen diesen Service bieten zu können. Aus technischen Gründen, werden alle Benutzername mit der jeweiligen Email-Adresse besetzt, die Sie bei der Anmeldung angegeben haben. Um Ihnen die Möglichkeit der Plattformnutzung unter einem Pseudonym zu ermöglichen, können Sie eine Fantasiebezeichnung als Benutzername wählen. Ändern Sie dafür Ihren Benutzernamen nach dem ersten Login ins ILIAS-System.

6.1.2. Plattformnutzung als verpflichtender Bestandteil für Teilnehmer und Dozenten

In den Fällen, in denen die Nutzung der Plattform Wesensbestandteil des mit uns abgeschlossenen Vertrages über die jeweilige Bildungsmaßnahme und damit zwingend erforderlich ist, um diese absolvieren zu können (z. B. in Webinaren, reinen Online-Kursen o.ä.), hinterlegen wir auf der Plattform ebenfalls Ihren Vor- und Nachnamen. Demzufolge ist es auch notwendig, dass der jeweilige Dozent Ihren Vor- und Nachnamen kennt, um die Absolvierung von Online-Test o.ä. Ihnen zuordnen zu können. Diese Datenverarbeitung dient der Abwicklung und Durchführung des mit uns bestehenden Vertrages. Auch als Dozent werden Sie von uns auf der Plattform mit Ihrem Vor- und Nachnamen hinterlegt, um den Teilnehmern der von Ihnen durchzuführenden Bildungsmaßnahme eine direkte Zuordnung bzw. Identifizierung ermöglichen zu können. Diese Datenverarbeitung dient der Abwicklung und Durchführung der Dozentenvereinbarung. Aus technischen Gründen, werden alle Benutzername mit der jeweiligen Email-Adresse besetzt, die Sie bei der Anmeldung angegeben haben. Um Ihnen die Möglichkeit der Plattformnutzung unter einem Pseudonym zu ermöglichen, können Sie eine Fantasiebezeichnung als Benutzername wählen. Ändern Sie dafür Ihren Benutzernamen nach dem ersten Login ins ILIAS-System.

6.2. Besonderheiten der Plattformnutzung als Teilnehmer

Nach Ihrem Login werden Sie aufgefordert, im Benutzerbereich Ihrer jeweiligen Bildungsmaßnahme diverse Angaben zu machen. Hierbei sind Pflichtangaben von freiwilligen Angaben zu trennen.
Pflichtangaben sind durch Sternchenhinweis gekennzeichnet. Ihr Vor- und Nachname sind bei aktiviertem Profil immer für den Dozenten und die anderen Teilnehmer Ihrer Bildungsmaßnahme sichtbar. Die Pflichtangaben dienen daher der Aus- und Durchführung des Vertrages.

Die sonstigen Angaben ohne Sternchenhinweis sind freiwillig. Sie dienen dazu, Ihre Kommunikation über die Plattform zu erleichtern, so dass Sie mit anderen Teilnehmern oder dem Dozenten Nachrichten über die Plattform austauschen können und die jeweiligen Daten für die anderen Nutzer sichtbar sind. Sie können folgende Daten in Ihrem persönlichen Nutzerprofil speichern, wobei es Ihrer Entscheidung obliegt, ob das jeweilige Datum für die anderen Nutzer sichtbar ist:

Tätigen Sie die entsprechenden Angaben, erteilen Sie uns die folgende Einwilligung, diese Daten über die Plattform im Rahmen der jeweiligen Bildungsmaßnahme und zur Durchführung des Vertrages auch den anderen Nutzern zur Verfügung zu stellen:

„Ich bin damit einverstanden, dass die von mir auf freiwilliger Basis auf der Plattform getätigten Angaben von dem Anbieter im Rahmen der jeweiligen Bildungsmaßnahme und zur Durchführung des Vertrages verarbeitet und den übrigen Nutzern angezeigt werden.“

Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie bspw. Ihre Einstellungen in Ihrem Profil ändern. Die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitungen, die auf Ihrer Einwilligung beruhen, bleibt bis zur Ausübung Ihres Widerrufs hiervon unberührt. Ohne Pflichtangaben können wir Ihnen die Funktionen der Plattform und die Leistungen aus dem Vertrag über Ihre Teilnahme an der Bildungsmaßnahme nicht anbieten. Folgenlos bleibt die Nichtangabe freiwilliger Angaben.

6.3. Besonderheiten der Plattformnutzung als Dozent

Auch Ihr Vor- und Nachname sind als Pflichtangaben bei aktiviertem Profil für die Teilnehmer Ihrer Bildungsmaßname immer sichtbar. Dies dient der Durchführung der mit uns bestehenden Dozentenvereinbarung.
Sie haben zudem die Möglichkeit, auf freiwilliger Basis folgende Daten in Ihrem persönlichen Nutzerprofil zu speichern, welche sodann ebenfalls für die Teilnehmer Ihrer Bildungsmaßnahme sichtbar sind, wobei es Ihrer Entscheidung obliegt, ob das jeweilige Datum für die anderen Nutzer sichtbar ist:

Tätigen Sie die entsprechenden Angaben, erteilen Sie uns die folgende Einwilligung, diese Daten über die Plattform im Rahmen der jeweiligen Bildungsmaßnahme und zur Durchführung der Dozentenvereinbarung auch den Teilnehmern der Bildungsmaßnahme zur Verfügung zu stellen:

„Ich bin damit einverstanden, dass die von mir auf freiwilliger Basis auf der Plattform getätigten Angaben von dem Anbieter im Rahmen der jeweiligen Bildungsmaßnahme und zur Durchführung der
Dozentenvereinbarung verarbeitet und den übrigen Nutzern angezeigt werden.“

Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie bspw. Ihre Einstellungen in Ihrem Profil ändern. Die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitungen, die auf Ihrer Einwilligung beruhen, bleibt bis zur Ausübung Ihres Widerrufs hiervon unberührt.
Ohne Pflichtangaben können wir Ihnen die Funktionen der Plattform nicht anbieten und die Durchführung der Dozentenvereinbarung ist bei einer verpflichtenden Nutzung der Plattform nicht möglich. Folgenlos bleibt hingegen die Nichtangabe freiwilliger Angaben.
Wir räumen Ihnen als Dozent – abhängig von der jeweiligen Art Ihres Kurses – bestimmte Berechtigungen ein, wie Sie unsere Plattform für die von Ihnen betreute Bildungsmaßnahme nutzen können und welche zusätzlichen Informationen Sie von den Teilnehmern einholen können. Sofern Sie von uns die entsprechende Berechtigung erhalten und/oder die Teilnehmer ihre Einwilligung erteilen, können Sie u. a. die folgenden Funktionalitäten nutzen:

7. Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte

Wir verwenden Ihre Daten nur im Rahmen der von Ihnen gebuchten Bildungsmaßnahme bzw. Ihrer Tätigkeit als Dozent und der damit im Zusammenhang stehenden Nutzung der Plattform und geben Ihre Daten nur dann an Dritte weiter, wenn wir hierzu berechtigt oder verpflichtet sind. Eine Berechtigung liegt z. B. vor, wenn wir die Daten von einem technischen Dienstleister (z. B. IT-Serviceprovider) im Wege der Auftragsverarbeitung speichern lassen. Dieser Dienstleister wird von uns zur Einhaltung des Datenschutzrechts verpflichtet. Wir sind in diesem Fall vertraglich berechtigt, den Dienstleister zu kontrollieren. Eine Berechtigung liegt ferner vor, wenn Sie uns Ihr ausdrückliches Einverständnis zur Weiterleitung erteilt haben. Darüber hinaus können wir im Einzelfall verpflichtet sein, personenbezogene Daten an Behörden oder Gerichte weiterzugeben. Die damit verbundene Datenverarbeitung beruht auf einer rechtlichen Verpflichtung.

8. Webseminare mit BigBlueButton

Virtuelle Infoveranstaltungen und Webseminare finden unter Anwendung der Software BigBlueButton (BBB) statt.

8.1. Verarbeitung personenbezogener Daten

Bei der Nutzung von BBB werden verschiedene Kategorien von personenbezogenen Daten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten vor bzw. bei der Teilnahme an einer Online-Veranstaltung gemacht werden. Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

8.2. Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden BBB, um Webseminare und virtuelle Infoveranstaltungen durchzuführen, kurz Online-Veranstaltungen. Falls diese aufgezeichnet werden sollten, ist dies vorab mitzuteilen und die Zustimmung der Teilnehmenden einzuholen. In Ausnahmefällen können die Chatinhalte auch von uns und beauftragten Dozierenden zum Zwecke der Protokollerstellung für die Nachbereitung der Veranstaltung genutzt werden. Die Chatinhalte werden dann unverzüglich gelöscht. Abstimmungsergebnisse können je nach Zweck der Veranstaltung durch uns gespeichert werden.

8.3. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Veranstaltungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Veranstaltungen im Rahmen von Vertragsbeziehungen oder deren Anbahnung durchgeführt werden. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, so ist die Datenverarbeitung durch das Interesse an einer effektiven Durchführung von Online-Veranstaltungen gerechtfertigt (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

8.4. Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Webseminaren und virtuellen Infoveranstaltungen verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben.

8.5. Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Der Speicherort ist auf Rechenzentren in der Europäischen Union (EU) beschränkt. Daher erfolgt eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union grundsätzlich nicht. Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befindet. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmend ein einem Drittland aufhalten. Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.

9. Cookies

Wir verwenden auf unserer Plattform Session-Cookies. Session-Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät abgelegt werden. Die Speicherung und der Zugriff auf diese Cookies ist unbedingt erforderlich, um Ihnen die Plattform zur Verfügung stellen zu können (technisch notwendige Cookies, §25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG). Eine Zusammenführung mit etwaigen von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten erfolgt nicht. Session-Cookies werden bei Ablauf der Session (nach Schließen des Browsers) gelöscht. Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und einzeln über deren Annahme entscheiden oder die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle generell ausschließen. Bei der Nichtannahme von Cookies ist eine Nutzung unserer Plattform – allerdings eingeschränkt – möglich.

Bei Nutzung der Plattform werden folgende Cookies gesetzt:

Cookie Zweck Speicherdauer
PHPSESSID Dieses Cookie speichert Ihre aktuelle Sitzung mit Bezug auf PHPAnwendungen und gewährleistet so, dass alle Funktionen der Seite, die auf der PHP-Programmiersprache basieren, vollständig angezeigt werden können. Sie wird nach einer Browsersitzung gelöscht.
lClientId Dieses Cookie enthält den Namen des/der aktuellen ILIAS-Client (Mandanten) und wird verwendet um zu erkennen welcher Client (Mandant) genutzt wird z.B. um den/die Nutzer*in bei Aufruf von https://bildung.hwk-stuttgart.de/ auf die Lernplattform weiterzuleiten. Dieser Cookie wird nach Ablauf der aktuellen Benutzersitzung gelöscht.
il_mb_slates Dieser Cookie dient der Funktionalität der Webseite. Dieser Cookie wird i.d.R. nach der Session, spätestens aber nach 24 Stunden gelöscht.
hideilCookie (optional) Flag-Cookie optional durch Benutzendeneinstellung gesteuert. Dieser Cookie wird nach Ablauf der aktuellen Benutzersitzung gelöscht.

10. Gesetzliche und vertragliche Pflichten zur Bereitstellung

Die Bereitstellung sämtlicher Ihrer Daten ist – über die vorstehend beschriebenen Zwecke hinaus – weder vertraglich noch gesetzlich vorgeschrieben.

11. Speicherdauer und Löschung von Daten

Ihre Daten werden – abweichend von den vorstehend beschriebenen Zeiträumen hinaus – weiterverarbeitet, sofern gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder die Daten als Beweismittel benötigt werden. Ihre auf der Plattform hinterlegten Daten werden gelöscht, sobald Ihre Berechtigung zur Nutzung der Plattform beendet ist, indem die durchgeführte Bildungsmaßnahme endet oder Sie Ihr Nutzerkonto vorzeitig gekündigt haben. Dies gilt nicht für Ihre auf der Plattform hinterlegten Daten, wenn die Nutzung der Plattform Vertragsbestandteil Ihrer gebuchten Bildungsmaßnahme ist. In diesen Fällen werden Ihre Daten innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für bis zu zehn Jahre oder die in der jeweiligen Vorschrift vorgesehene Frist gespeichert. Ihre Zeugnis- bzw. Zertifikatsdaten bewahren wir bis zu 25 Jahre auf, um Ihnen auch über den Zehnjahreszeitraum hinaus die Möglichkeit zum Nachweis einer absolvierten Aus-, Weiterbildung und/oder sonstigen bei uns absolvierten Bildungsmaßnahme z.B. gegenüber Sozialversicherungsträgern zu ermöglichen. Während dieser Zeit werden Ihre Daten für jegliche andere Verwendung gesperrt und im Anschluss gelöscht, sofern Sie nicht ausdrücklich in die weitere Nutzung Ihrer Daten eingewilligt haben oder uns diese zu einem anderen Zweck zur Verfügung gestellt haben. Soweit wir im Falle einer rechtlichen Auseinandersetzung zwischen Ihnen und uns Ihre Daten zur Rechtsverfolgung bzw. Rechtsverteidigung verarbeiten, bleiben diese Daten mindestens für die Dauer des Rechtsstreits bzw. der gesetzlichen Verjährungsfristen gespeichert. Die Verjährungsfrist kann bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährung nach drei Jahren endet.

12. Ihre Rechte

12.1. Widerspruch

Sie können den Verarbeitungen Sie betreffender personenbezogener Daten, die wir zur Verfolgung unserer berechtigten Interessen vornehmen, jederzeit widersprechen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Zur Ausübung Ihres Widerspruchs können Sie die in Ziffer 1 oder 2 genannten Kontaktmöglichkeiten nutzen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, welche Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung erfolgt aufgrund von Rechtsansprüchen unsererseits.

12.2. Widerruf

Ferner haben Sie das Recht, erteilte Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitungen, die auf Ihrer Einwilligung beruhen, bleibt bis zur Ausübung Ihres Widerrufs hiervon unberührt.

12.3. Sonstige Rechte

Sie haben jederzeit das Recht, kostenfrei Auskunft über die bei uns gespeicherten Daten zu erhalten, unrichtige Daten korrigieren sowie Daten sperren oder löschen zu lassen. Ferner haben Sie das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und Ihre Daten durch uns auf jemand anderen übertragen zu lassen.

Bitte richten Sie Ihr jeweiliges Anliegen an unseren Datenschutzbeauftragten. Hierzu können Sie die in Ziffer 2 genannten Kontaktdaten verwenden. Selbstverständlich bleibt es Ihnen unbenommen, alternativ unsere unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten zu verwenden. Neben den zuvor genannten Rechten haben Sie außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Stand: Mai 2023